Basis
Wat is een factuur?
Een factuur is een formeel betaalverzoek waarmee je een levering of dienst in rekening brengt. Het document bevat afgesproken bedragen, btw, datums en partijgegevens, en vormt de basis voor je administratie en je btw-aangifte.
- Een factuur is een wettelijk gedefinieerd document dat dient als bewijs van een levering of dienst.
- Voor leveringen aan ondernemers en rechtspersonen ben je in Nederland verplicht een factuur te sturen.
- Een bon is een vereenvoudigde transactiebevestiging; een offerte is een prijsvoorstel vooraf.
- Een factuur is "vervallen" zodra de vervaldatum voorbij is — dan moet er direct betaald worden.
- De wettelijke bewaartermijn is zeven jaar (tien jaar voor onroerend goed).
De definitie van een factuur
Een factuur is een schriftelijk of digitaal document waarmee een ondernemer een geleverde dienst of een geleverd product in rekening brengt. Op de factuur staan alle gegevens die nodig zijn om de transactie te identificeren: wie levert, aan wie, wat, voor welk bedrag, met welk btw-tarief, op welke datum. De factuur is daarmee meer dan een betaalverzoek — hij is bewijs en boekingsstuk in één.
In Nederland is de factuur formeel verankerd in de Wet op de omzetbelasting 1968 (artikel 34c en verder; de verplichte gegevens staan in artikel 35a) en in de Algemene wet inzake rijksbelastingen. Op basis van die wet stelt de Belastingdienst eisen aan de inhoud. Een document zonder die verplichte gegevens telt fiscaal gezien niet als factuur, hoe formeel het er ook uitziet. Welke gegevens precies verplicht zijn, lees je in onze checklist factuur eisen.
In het Engels heet een factuur een invoice, in het Frans facture en in het Duits Rechnung. In het dagelijks spraakgebruik worden ook "rekening" en "nota" gebruikt — juridisch bedoelen ze hetzelfde zodra de verplichte gegevens erop staan.
Welke functie heeft een factuur?
Een factuur heeft drie hoofdfuncties tegelijk:
- Betaalverzoek. Je vraagt je klant het afgesproken bedrag te voldoen, vaak met een betaaltermijn en een betaalreferentie.
- Boekingsstuk. De factuur staat aan beide kanten in de boekhouding: als debiteurenpost bij jou, als crediteurenpost bij de klant.
- Btw-bewijs. Het btw-bedrag op de factuur is de basis voor jouw aangifte omzetbelasting én voor de eventuele voorbelasting die je klant aftrekt.
Daarnaast speelt de factuur een juridische rol: de betalingstermijn gaat lopen vanaf de ontvangst van de factuur. Zonder factuur kun je bij een zakelijke klant dus ook geen wettelijke rente of incassokosten vorderen. Hoe dat werkt lees je bij betalingstermijn.
Wanneer ben je verplicht een factuur te sturen?
De korte versie: bij leveringen tussen ondernemers altijd, bij leveringen aan particulieren meestal niet. De Belastingdienst onderscheidt grofweg deze situaties:
| Situatie | Factuur verplicht? |
|---|---|
| Levering of dienst aan een ondernemer of rechtspersoon | Ja, uiterlijk de 15e dag van de maand volgend op de levering. |
| Verkoop aan particulier (consument) | In de regel niet verplicht, maar wel toegestaan. |
| Afstandsverkopen aan particulieren in andere EU-landen | Ja, boven bepaalde drempels. |
| Levering van een nieuw vervoermiddel binnen de EU | Ja, ook aan particulieren. |
| Vooruitbetaling (vooruit factureren) | Een factuur uitreiken vóór de daadwerkelijke levering is toegestaan en gebruikelijk bij aanbetalingen. |
Ook als je niet verplicht bent een factuur te sturen, is het vaak verstandig om dat wél te doen. Een factuur creëert duidelijkheid voor jou én voor je klant, en je hebt direct een net document in je administratie.
Factuur, bon, offerte of pro-forma — wat is het verschil?
Een aantal documenten lopen vaak door elkaar, maar elk heeft een eigen rol.
| Document | Wanneer | Bevat / functie |
|---|---|---|
| Offerte | Vooraf, voor je begint | Een prijsvoorstel met geldigheidsduur en omschrijving van het werk. Bindt jou als aanbieder zodra de klant akkoord geeft. |
| Pro-formafactuur | Vooraf, bv. voor douane of vooruitbetaling | Een voorlopige factuur. Geen echte factuur voor de btw en geen nummer uit je factuurreeks. |
| Factuur | Na (of bij) de levering | Het officiële betaalverzoek met alle wettelijke gegevens en btw. |
| Kassabon | Direct bij de transactie | Een betaalbewijs, vooral bij verkoop aan particulieren. Tot € 100 incl. btw kan een bon als vereenvoudigde factuur gelden als de verplichte minimumgegevens erop staan. |
| Creditfactuur | Na een fout of retour | Een factuur met een negatief bedrag die een eerdere factuur (deels) terugdraait. Zie creditfactuur maken. |
| Betalingsherinnering | Na de vervaldatum | Een herinnering dat een factuur nog openstaat. Zie betalingsherinnering sturen. |
Een geaccepteerde offerte wordt vaak één-op-één omgezet naar een factuur, met dezelfde regels en bedragen. In de praktijk verandert dan alleen het kopje en het nummer. Wil je dat geautomatiseerd doen? Op /offerte-maken staat een knop om een offerte met één klik om te zetten.
Voorbeeld van een factuur: zo ziet hij eruit
Er is geen wettelijke lay-out voorgeschreven, maar de meeste Nederlandse facturen volgen dezelfde opbouw. De gegevens van de afzender (jij) staan rechtsboven of bovenaan met logo; de gegevens van de ontvanger staan links, op de plek die in een vensterenvelop zichtbaar is. Daaronder volgen de factuurgegevens, een tabel met regels en de totalen.
t.a.v. administratie
Dorpsstraat 12
1234 AB Amersfoort
Oudegracht 100
3511 AX Utrecht
KvK 12345678
Btw-id NL001234567B01
IBAN NL00 BANK 0123 4567 89
Factuur
| Omschrijving | Aantal | Prijs | Btw | Bedrag |
|---|---|---|---|---|
| Ontwerp logo, geleverd 10-09-2026 | 1 | € 750,00 | 21% | € 750,00 |
| Fotografie, uren | 4 | € 85,00 | 21% | € 340,00 |
| Subtotaal excl. btw | € 1.090,00 | |||
| Btw 21% | € 228,90 | |||
| Totaal te betalen | € 1.318,90 | |||
Graag betalen binnen 14 dagen, uiterlijk 28-09-2026, onder vermelding van factuurnummer F-2026-014 en relatienummer 1023.
Een kant-en-klaar ontwerp met uitleg per onderdeel vind je bij factuursjabloon en voorbeeld. Of maak hem meteen zelf op /factuur-maken.
Begrippen op een factuur uitgelegd
- Factuurnummer
- Een uniek nummer uit een doorlopende reeks, zoals F-2026-014. Verplicht. Zie factuurnummering.
- Factuurdatum
- De datum waarop de factuur is opgemaakt. Vanaf ontvangst loopt de betalingstermijn.
- Leverdatum
- De datum waarop het product is geleverd of de dienst is afgerond. Verplicht als die afwijkt van de factuurdatum.
- Vervaldatum
- De uiterste betaaldatum: factuurdatum plus de betalingstermijn (bijvoorbeeld 14 of 30 dagen). Daarna is de factuur "vervallen" en mag je een herinnering sturen.
- Relatienummer / debiteurnummer / klantnummer
- Het nummer waaronder de klant in je administratie staat. Niet verplicht, wel handig voor het koppelen van betalingen. Als zzp'er bedenk je het zelf, bijvoorbeeld 1001, 1002 enzovoort.
- Subtotaal (excl. btw)
- Het bedrag vóór btw, ook wel de maatstaf van heffing.
- Btw-bedrag
- De btw in euro's, per tarief (21%, 9% of 0%) uitgesplitst. Reken het snel uit met de btw-rekenhulp.
- Totaal / te betalen (amount due)
- Het bedrag inclusief btw dat de klant moet betalen. Op Engelstalige facturen heet dit "amount" of "amount due".
- Betalingskenmerk
- De omschrijving die de klant bij betaling moet vermelden, meestal het factuurnummer.
Wat betekent "factuur vervallen"?
Een factuur is vervallen zodra de vervaldatum voorbij is. Dat betekent niet dat de factuur ongeldig is of dat je niet meer hoeft te betalen — integendeel: het bedrag is direct opeisbaar. Bij een zakelijke klant is die vanaf dat moment automatisch in verzuim en mag de leverancier wettelijke handelsrente rekenen. Bij een consument moet de leverancier eerst een aanmaning met 14 dagen extra termijn sturen voordat er incassokosten bij mogen komen.
Staat een factuur in je boekhoudpakket als vervallen terwijl je volgens de afspraak nog tijd hebt? Dan is meestal de verkeerde betaaltermijn of factuurdatum ingesteld. De afgesproken termijn en de vervaldatum op de factuur zelf zijn leidend. Openstaande facturen van je eigen klanten? Stuur een vriendelijke betalingsherinnering.
Hoe lang moet je een factuur bewaren?
De fiscale bewaarplicht in Nederland is in de regel zeven jaar. Voor gegevens die te maken hebben met onroerende zaken, zoals een bedrijfspand, geldt een termijn van tien jaar. Bewaar facturen digitaal of op papier, zolang ze leesbaar en raadpleegbaar blijven en de inhoud niet kan worden gewijzigd zonder dat dit zichtbaar is.
Digitale facturen: mag dat gewoon?
Ja. Een factuur in pdf per e-mail, of een e-factuur via een geautomatiseerd systeem, is in Nederland gewoon geldig. Drie voorwaarden zijn van belang: de echtheid van de herkomst (komt hij echt van jou?), de integriteit van de inhoud (is er niet mee geknoeid?) en de leesbaarheid. Voor de meeste zzp'ers volstaat een nette pdf vanuit een sjabloon — zoals het document dat je op /factuur-maken opbouwt.
Maak je eerste factuur in een paar minuten
Onze gratis tool bevat alle verplichte velden. Je gegevens blijven op je eigen apparaat.
Factuur maken →Veelgestelde vragen
Wat is een factuur precies?
Een factuur is een document waarmee een ondernemer een geleverd product of een verrichte dienst in rekening brengt. Er staan gegevens op over wie levert, aan wie, wat, wanneer, voor welk bedrag en met hoeveel btw. Het is tegelijk betaalverzoek, boekingsstuk en bewijs voor de btw-aangifte.
Wat is de functie van een factuur?
Een factuur heeft drie functies: het is een betaalverzoek aan de klant, een boekingsstuk voor de administratie van beide partijen en het bewijs voor de btw. Jij draagt de btw op de factuur af, je zakelijke klant mag die btw als voorbelasting aftrekken.
Ben ik altijd verplicht een factuur te sturen?
Voor leveringen aan andere ondernemers en rechtspersonen wel. Aan particulieren is het meestal niet verplicht, behalve in een paar specifieke situaties, zoals afstandsverkopen binnen de EU of de levering van een nieuw vervoermiddel naar een ander EU-land.
Wat betekent 'factuur is vervallen'?
Een factuur is vervallen als de vervaldatum is verstreken: de betaaltermijn is voorbij. Het bedrag is dan opeisbaar en de leverancier kan een herinnering sturen. 'Vervallen' betekent dus niet dat je niet meer hoeft te betalen. Klopt de vervaldatum in je boekhoudpakket niet met de afgesproken termijn, controleer dan de factuurdatum en de ingestelde betaaltermijn.
Wat is het verschil tussen een factuur en een bon?
Een kassabon is een korte transactiebevestiging, meestal voor particulieren, zonder alle factuurgegevens. Een factuur is een formeel document met alle wettelijk verplichte gegevens en dient als basis voor btw-aangifte en boekhouding. Tot € 100 inclusief btw mag een ondernemer een vereenvoudigde factuur uitreiken.
Wat is een pro-formafactuur?
Een pro-formafactuur is een voorlopige factuur of prijsopgave, bijvoorbeeld voor de douane of om een vooruitbetaling te regelen. Het is geen echte factuur: hij telt niet mee voor de btw en krijgt geen nummer uit je factuurreeks. Na levering of betaling stuur je een gewone factuur.
Wat is een relatienummer of debiteurnummer op een factuur?
Een relatienummer (ook klantnummer of debiteurnummer) is het nummer waaronder een klant in je administratie staat. Het is niet verplicht, maar handig: zo koppel je betalingen en facturen snel aan de juiste klant. Je kunt het zelf bedenken, bijvoorbeeld een oplopend nummer per nieuwe klant.
Hoe lang moet ik een factuur bewaren?
In Nederland geldt een fiscale bewaarplicht van zeven jaar. Voor gegevens over onroerende zaken is dat tien jaar. Digitaal bewaren is toegestaan zolang de inhoud leesbaar en onveranderd blijft.
Mag een factuur digitaal zijn?
Ja. Een pdf-factuur per e-mail is volledig geldig, mits de echtheid van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid gewaarborgd zijn.
Wat als ik een fout op een verstuurde factuur ontdek?
Pas de oude factuur niet aan. Maak een creditfactuur om de oorspronkelijke factuur (deels) te corrigeren en stuur daarna zo nodig een nieuwe, juiste factuur met een nieuw nummer.