Betalingen
Incassokosten en wettelijke rente berekenen
Betaalt een klant je factuur te laat, dan mag je incassokosten en rente in rekening brengen. Met de rekenhulp hieronder zie je direct hoeveel, volgens de staffel van de Wet Incassokosten (WIK). Daaronder lees je wanneer je deze kosten mag rekenen, en wat het verschil is tussen zakelijke klanten en consumenten.
- Incassokosten: 15% over de eerste € 2.500, minimaal € 40, maximaal € 6.775.
- Zakelijke klant: direct na de vervaldatum, plus wettelijke handelsrente.
- Consument: pas na een 14-dagenbrief, plus wettelijke rente.
- Over incassokosten reken je geen btw.
Rekenhulp incassokosten en rente
Vul het actuele rentepercentage in: wettelijke handelsrente voor zakelijke klanten, wettelijke rente voor consumenten. De percentages staan op rijksoverheid.nl en wijzigen elk halfjaar.
Staffel van de Wet Incassokosten
De Wet Incassokosten (WIK) bepaalt hoeveel buitengerechtelijke incassokosten je maximaal mag rekenen. De kosten worden berekend over de hoofdsom (het onbetaalde factuurbedrag, zonder rente).
| Deel van de hoofdsom | Percentage |
|---|---|
| Over de eerste € 2.500 | 15% (minimaal € 40) |
| Over de volgende € 2.500 | 10% |
| Over de volgende € 5.000 | 5% |
| Over de volgende € 190.000 | 1% |
| Over het meerdere | 0,5% |
| Maximum | € 6.775 |
Wanneer mag je incassokosten rekenen?
Zakelijke klanten (B2B)
Is de betalingstermijn verstreken, dan is je klant automatisch in verzuim. Je hebt dan recht op een vergoeding van minimaal € 40 per factuur en op wettelijke handelsrente, zonder dat je eerst hoeft aan te manen. Heb je in je algemene voorwaarden hogere incassokosten afgesproken, dan mag dat, zolang ze redelijk zijn.
Consumenten (B2C)
Bij consumenten gelden strengere regels. Je moet eerst een 14-dagenbrief sturen: een aanmaning waarin je de klant 14 dagen de tijd geeft om alsnog te betalen, en waarin je precies vermeldt hoeveel incassokosten je rekent als dat niet gebeurt. Pas daarna mag je de kosten volgens de staffel rekenen; hogere kosten zijn niet toegestaan. Een voorbeeld van zo'n brief vind je bij betalingsherinnering en aanmaning.
Wettelijke rente en wettelijke handelsrente
- Wettelijke handelsrente geldt bij facturen aan bedrijven en overheid. Het percentage is de herfinancieringsrente van de Europese Centrale Bank plus 8 procentpunt.
- Wettelijke rente geldt bij consumenten en is lager.
De rente loopt vanaf de dag na de vervaldatum. Na elk vol jaar wordt de rente bij de hoofdsom opgeteld (rente op rente). De rekenhulp hierboven houdt daar rekening mee.
Btw over incassokosten?
Incassokosten zijn een schadevergoeding, geen levering. Je rekent er dus geen btw over. Alleen als je zelf de btw op ingeschakelde incassokosten niet kunt terugvragen (bijvoorbeeld omdat je de kleineondernemersregeling gebruikt), mag je die btw als kostenpost bij de klant neerleggen.
Rekenvoorbeeld
Een factuur van € 3.000 aan een zakelijke klant wordt 60 dagen te laat betaald.
- Incassokosten: 15% × € 2.500 = € 375, plus 10% × € 500 = € 50 → € 425.
- Rente bij bijvoorbeeld 10% per jaar: € 3.000 × 10% × 60/365 = € 49,32.
- Totaal te vorderen: € 3.000 + € 425 + € 49,32 = € 3.474,32.
Een duidelijke vervaldatum op elke factuur
Met de gratis factuurtool staat de vervaldatum en betaalinstructie automatisch op je factuur. Zo is er geen discussie over wanneer de klant te laat is.
Factuur maken →Veelgestelde vragen
Hoeveel incassokosten mag ik rekenen?
Volgens de Wet Incassokosten: 15% over de eerste € 2.500 van de hoofdsom (minimaal € 40), 10% over de volgende € 2.500, 5% over de volgende € 5.000, 1% over de volgende € 190.000 en 0,5% over het meerdere, met een maximum van € 6.775. Bij consumenten is deze staffel verplicht; bij bedrijven mag je hogere kosten afspreken als die redelijk zijn.
Wanneer mag ik incassokosten rekenen bij een consument?
Pas nadat je een aanmaning (de 14-dagenbrief) hebt gestuurd waarin je de consument 14 dagen de tijd geeft om alsnog te betalen, en waarin staat hoeveel incassokosten je rekent als hij niet op tijd betaalt. De 14 dagen beginnen de dag na ontvangst van de brief.
Mag ik bij een zakelijke klant direct incassokosten rekenen?
Ja. Een zakelijke klant is automatisch in verzuim zodra de betalingstermijn is verstreken. Je hebt dan recht op minimaal € 40 vergoeding per factuur en op wettelijke handelsrente. Een aanmaning is niet verplicht, maar wel gebruikelijk.
Wat is het verschil tussen wettelijke rente en wettelijke handelsrente?
Wettelijke handelsrente geldt bij zakelijke transacties en is gelijk aan de herfinancieringsrente van de ECB plus 8 procentpunt. De wettelijke rente voor consumenten ligt lager. Beide worden elk halfjaar door de overheid vastgesteld.
Moet ik btw rekenen over incassokosten?
Nee, incassokosten zijn een schadevergoeding en daar zit geen btw op. Ben je zelf niet btw-plichtig (bijvoorbeeld door de KOR) en kun je de btw op de kosten van een incassobureau niet terugvragen, dan mag je de btw wel als kostenpost meenemen.
Mag ik ook administratiekosten rekenen?
Bij consumenten niet bovenop de wettelijke incassokosten. Bij bedrijven alleen als je dat vooraf hebt afgesproken, bijvoorbeeld in je algemene voorwaarden.
Verdiep je verder
Deze pagina geeft algemene informatie en is geen juridisch advies. Controleer bij twijfel de actuele regels op rijksoverheid.nl of belastingdienst.nl.