Betalingen
Betalingsherinnering sturen: voorbeeldbrieven en tips
Een klant die niet op tijd betaalt, is meestal vergeten, niet onwillig. Een vriendelijke herinnering lost het vaak al op. Werkt dat niet, dan volgt een formelere aanmaning, en bij consumenten de verplichte 14-dagenbrief. Hieronder vind je voor elke stap een voorbeeldtekst die je direct kunt kopiëren.
- Eerste herinnering: 1 – 3 dagen na de vervaldatum, vriendelijk van toon.
- Tweede herinnering: ongeveer 14 dagen later, met aankondiging van rente en kosten.
- Consument? Eerst een 14-dagenbrief, anders mag je geen incassokosten rekenen.
- Vermeld altijd factuurnummer, bedrag, nieuwe uiterste datum en IBAN.
Wanneer stuur je welke brief?
| Moment | Brief | Toon |
|---|---|---|
| 1 – 3 dagen na vervaldatum | Vriendelijke betalingsherinnering | Behulpzaam, geen verwijt |
| ± 14 dagen na vervaldatum | Tweede herinnering / aanmaning | Zakelijk, gevolgen aankondigen |
| Consument, voor incassokosten | 14-dagenbrief | Formeel, wettelijk voorgeschreven inhoud |
| Zakelijk, laatste stap | Ingebrekestelling | Formeel, laatste termijn |
Weet je niet zeker wanneer een factuur vervalt? Reken het uit met de vervaldatum-calculator.
1. Vriendelijke betalingsherinnering
2. Tweede herinnering (aanmaning)
3. 14-dagenbrief (verplicht bij consumenten)
Wil je bij een particuliere klant incassokosten rekenen, dan moet je eerst deze brief sturen. Hij moet in elk geval bevatten: het openstaande bedrag, een betaaltermijn van 14 dagen die begint op de dag na ontvangst, en het exacte bedrag aan incassokosten dat je rekent als de klant niet op tijd betaalt. Bereken dat bedrag met de incassokostencalculator.
4. Ingebrekestelling (zakelijke klant)
Een zakelijke klant is na de vervaldatum meestal al automatisch in verzuim. Een ingebrekestelling is dan niet strikt nodig, maar maakt duidelijk dat dit de laatste stap is voordat je een incassobureau of de rechter inschakelt.
Tips om sneller betaald te worden
- Bel bij een grote factuur. Een telefoontje werkt vaak beter dan een tweede mail.
- Stuur de factuur opnieuw mee als pdf; "niet ontvangen" is een veelgehoord excuus.
- Mail naar de juiste persoon, bijvoorbeeld de crediteurenadministratie, niet alleen je contactpersoon.
- Voeg een betaallink toe zodat de klant met één klik kan betalen.
- Leg alles vast: data van verzending, reacties en afspraken. Dat heb je nodig als het tot een incasso komt.
Open je opgeslagen facturen
In het overzicht vind je alle facturen die je met Facturen.org hebt gemaakt, klaar om opnieuw te downloaden en mee te sturen.
Naar mijn documenten →Veelgestelde vragen
Wanneer stuur je een betalingsherinnering?
Stuur de eerste, vriendelijke herinnering 1 tot 3 dagen na de vervaldatum. Een tweede herinnering of aanmaning volgt ongeveer twee weken later, met een laatste termijn van 14 dagen.
Wat zet je in een betalingsherinnering?
Het factuurnummer, de factuurdatum, het openstaande bedrag, de oorspronkelijke vervaldatum, een nieuwe uiterste betaaldatum, je IBAN en het verzoek om onder vermelding van het factuurnummer te betalen. Voeg de oorspronkelijke factuur als bijlage toe.
Wat is het verschil tussen een herinnering, aanmaning en ingebrekestelling?
Een herinnering is een vriendelijk verzoek om alsnog te betalen. Een aanmaning is formeler en kondigt gevolgen aan, zoals rente en incassokosten. Een ingebrekestelling is een formele brief waarmee je de klant een laatste redelijke termijn geeft; daarna is hij juridisch in verzuim (als dat niet al automatisch zo was).
Is een 14-dagenbrief verplicht?
Bij consumenten wel, als je incassokosten wilt rekenen. De brief moet de consument 14 dagen geven om te betalen, beginnend de dag na ontvangst, en vermelden hoeveel incassokosten je rekent als betaling uitblijft. Bij zakelijke klanten is hij niet verplicht.
Mag ik een betalingsherinnering per e-mail sturen?
Ja. Een herinnering per e-mail is gebruikelijk. Ook de 14-dagenbrief mag per e-mail, mits de consument heeft ingestemd met elektronische communicatie. Bewaar een kopie, zodat je kunt aantonen dat je hem hebt verstuurd.
Kost een betalingsherinnering geld?
Voor een eerste herinnering reken je meestal niets. Bij zakelijke klanten mag je na de vervaldatum wel wettelijke handelsrente en minimaal € 40 incassokosten rekenen; bij consumenten pas na de 14-dagenbrief.
Verdiep je verder
Deze pagina geeft algemene informatie en is geen juridisch advies. Controleer bij twijfel de actuele regels op rijksoverheid.nl of belastingdienst.nl.