zzp
Factureren als zzp'er
Als zelfstandige stuur je je eigen facturen — en je bent zelf verantwoordelijk dat ze kloppen. Hier vind je een praktische gids: welke nummers horen erop, hoe werkt de kleineondernemersregeling, en welke fouten kun je beter vermijden.
- Vermeld je KvK-nummer, btw-id, bedrijfsnaam, adres en IBAN op elke factuur.
- Onder € 20.000 omzet per jaar kun je gebruikmaken van de kleineondernemersregeling (KOR) en zonder btw factureren — met een korte KOR-vermelding op je factuur.
- Gebruik één doorlopende nummerreeks per administratie, zonder gaten of dubbele nummers.
- Houd je btw apart op een rekening — dat voorkomt vervelende verrassingen rond aangiftedata.
De basisgegevens op je zzp-factuur
Een zzp-factuur volgt dezelfde regels als die van een groter bedrijf. De volledige lijst vind je bij de factuureisen. In de kern moet je het volgende vermelden:
- Jouw naam, handelsnaam en vestigingsadres. Eenmanszaak? Je eigen naam volstaat naast je handelsnaam.
- KvK-nummer en btw-id (formaat NL123456789B01). Gebruik je btw-identificatienummer, niet je omzetbelastingnummer: dat bevat bij eenmanszaken soms nog je BSN.
- Klantgegevens. Bij B2B-klanten ook hun officiële bedrijfsnaam; in het buitenland ook hun btw-id voor verlegging.
- Factuurnummer en factuurdatum.
- Omschrijving, aantal en tarief per regel, met btw-percentage.
- Subtotaal, btw per tarief en totaalbedrag.
- IBAN en betaaltermijn, met het factuurnummer (en eventueel je relatienummer) als betalingskenmerk.
De kleineondernemersregeling (KOR)
De KOR is een btw-vrijstelling voor ondernemers met een omzet in Nederland tot € 20.000 per kalenderjaar. Doe je mee, dan breng je geen btw in rekening, maar je mag de btw op je eigen inkopen ook niet aftrekken. Je hoeft geen periodieke btw-aangifte te doen.
Of de KOR voordelig is, hangt af van je situatie:
- Lage kosten en particuliere klanten? Dan is de KOR vaak gunstig — je prijzen worden 21% lager voor consumenten of je marge wordt hoger.
- Veel zakelijke klanten of veel investeringen? Vaak ongunstig — je B2B-klanten hebben geen voordeel bij jouw vrijstelling en jij verliest btw-aftrek op je inkoop.
Je meldt je aan bij de Belastingdienst (via Mijn Belastingdienst Zakelijk), uiterlijk 4 weken voordat je met de KOR wilt starten. Sinds 2025 geldt er geen verplichte deelnameperiode van drie jaar meer; meld je je af, dan kun je pas na een wachttijd opnieuw deelnemen. Overschrijd je in de loop van het jaar de € 20.000, dan vervalt de vrijstelling direct en reken je vanaf de factuur waarmee je de grens passeert weer btw.
Werk je ook voor particulieren in andere EU-landen? Sinds 2025 bestaat er ook een EU-KOR, waarmee je onder voorwaarden ook in andere lidstaten de vrijstelling kunt toepassen (totale EU-omzet maximaal € 100.000). Check de actuele voorwaarden op belastingdienst.nl.
Wat zet je op je factuur onder de KOR?
Je laat het btw-bedrag en btw-percentage weg en vermeldt kort waarom. Bijvoorbeeld:
"Vrijgesteld van omzetbelasting op grond van de kleineondernemersregeling (KOR)."
Alle andere gegevens — factuurnummer, datum, KvK-nummer, omschrijving en bedrag — vermeld je gewoon. Onder de KOR ben je wettelijk niet verplicht een factuur uit te reiken, maar zakelijke klanten verwachten er vrijwel altijd een. Zet nooit "btw 0%" op je factuur: dat suggereert een nultarief, en dat is iets anders dan een vrijstelling. Zie ook btw-tarieven.
Relatienummer of klantnummer
Een relatienummer is niet verplicht, maar wel handig zodra je klanten vaker factureert. Geef elke klant een vast nummer (bijv. K001, K002) en zet dat naast het factuurnummer. Je betaalregel wordt dan: "Gelieve binnen 14 dagen te betalen onder vermelding van factuurnummer en relatienummer." Meer tips over nummers lees je bij factuurnummering.
Uurtarief, vaste prijs of strippenkaart
Een paar overwegingen bij hoe je je werk in rekening brengt:
| Model | Voordeel | Aandachtspunt |
|---|---|---|
| Uurtarief | Eerlijke vergoeding voor daadwerkelijk gewerkte tijd. | Klant betaalt voor uitloop — moeilijk te plannen. |
| Vaste projectprijs | Duidelijkheid voor klant, prikkel om efficiënt te werken. | Onderschatting komt voor jouw rekening. |
| Strippenkaart / urenbundel | Voorspelbare maandomzet, klant ziet zijn buffer. | Houd het urenverbruik strak bij; communiceer bij bijna leeg. |
| Retainer / abonnement | Stabiele cashflow, sterke klantrelatie. | Beperk scope expliciet om "altijd beschikbaar" te voorkomen. |
Veelgemaakte fouten als zzp'er
- Btw vergeten apart te zetten. Je btw is geen omzet — reserveer hem op een aparte rekening tot aangifte.
- Onduidelijke omschrijving. "Werkzaamheden mei" is voor de Belastingdienst en je klant te vaag. Splits op project, dag of activiteit.
- Geen schriftelijke afspraak vooraf. Een korte offerte voorkomt discussie achteraf — met de offertetool heb je er zo een.
- Te lange of vage betaaltermijn. Veertien dagen is gangbaar; spreek je niets af, dan geldt bij zakelijke klanten een wettelijke termijn van 30 dagen. Zet altijd een concrete vervaldatum op je factuur. Lees meer bij betalingstermijn.
- Geen back-up van je administratie. Cloud, externe schijf of beide. De bewaarplicht is zeven jaar.
Sturen, opvolgen en boekhouding
Een factuur is niet klaar als je hem hebt opgesteld — hij is klaar als hij betaald is. Een ritme dat in de praktijk werkt:
- Stuur de factuur dezelfde dag dat het werk wordt opgeleverd, of direct na maandafsluiting voor terugkerend werk.
- Stuur een vriendelijke herinnering een paar dagen na de vervaldatum — voorbeeldteksten vind je bij betalingsherinnering.
- Volg op met een tweede, formelere brief 14 dagen later, eventueel met aankondiging van rente en incassokosten.
- Boek je facturen wekelijks in plaats van per kwartaal. Voorkomt foutjes en zoekwerk.
Eén nette zzp-factuur in twee minuten
Je bedrijfsgegevens worden in je browser bewaard, zodat KvK en btw-id op elke volgende factuur al klaarstaan.
Factuur maken →Veelgestelde vragen
Moet ik mijn KvK-nummer op de factuur zetten?
Ja. Voor ingeschreven ondernemers is het KvK-nummer verplicht op facturen en andere zakelijke documenten. Vermeld het samen met je btw-id, naam en adres.
Kan ik factureren zonder KvK?
In de meeste gevallen niet. Wie regelmatig diensten of goederen levert om winst te maken, is verplicht zich in te schrijven bij de KvK. Alleen incidentele inkomsten of hobbymatig werk kunnen onder uitzonderingen vallen.
Wat is de KOR en is die handig?
De kleineondernemersregeling is een btw-vrijstelling voor ondernemers met een omzet in Nederland tot € 20.000 per kalenderjaar. Je brengt geen btw in rekening, maar mag ook geen voorbelasting aftrekken. Voor particuliere klanten is dat vaak gunstig, voor zakelijke klanten meestal niet.
Wat zet ik op mijn factuur als ik de KOR gebruik?
Je laat de btw weg en vermeldt bijvoorbeeld: 'Vrijgesteld van omzetbelasting op grond van de kleineondernemersregeling (KOR).' Je factuurnummer, KvK-nummer en de overige gegevens vermeld je gewoon. Een btw-id is niet verplicht als je geen btw rekent.
Heb ik een relatienummer nodig op mijn factuur?
Nee, een relatienummer (klantnummer) is niet verplicht. Het is wel handig als je meerdere facturen per klant stuurt: de klant kan bij betaling naar factuurnummer én relatienummer verwijzen.
Welk btw-id zet ik op de factuur?
Het door de Belastingdienst toegekende btw-identificatienummer (formaat NL123456789B01). Voor eenmanszaken is dat sinds 2020 een ander nummer dan het omzetbelastingnummer; dat laatste gebruik je alleen in contact met de Belastingdienst.