Betalingen
Betalingstermijn op je factuur: wat mag en wat is gebruikelijk?
Spreek je niets af, dan moet een zakelijke klant binnen 30 dagen betalen. Afspreken mag tot 60 dagen, grote bedrijven moeten mkb en zzp'ers binnen 30 dagen betalen, en in de praktijk is 14 dagen het meest gebruikt. Hieronder: alle wettelijke termijnen, een vervaldatum-calculator, kant-en-klare zinnen voor op je factuur en wat je doet als de klant te laat is.
- Niets afgesproken? Zakelijke klanten betalen binnen 30 dagen na ontvangst van de factuur.
- Afspreken mag tot 60 dagen tussen bedrijven; langer alleen als het niet grof onbillijk is.
- Groot bedrijf → mkb/zzp: maximaal 30 dagen (sinds 1 januari 2021). De overheid: ook 30 dagen.
- 14 dagen is de meest gebruikte termijn onder zzp'ers.
- Zet altijd een concrete vervaldatum op je factuur, niet alleen "binnen 14 dagen".
- Te laat betaald? Je mag wettelijke (handels)rente en incassokosten rekenen.
Wettelijke betalingstermijnen in Nederland
De wet (Burgerlijk Wetboek, boek 6) regelt alleen termijnen tussen bedrijven en voor de overheid. Voor consumenten bepaal je de termijn zelf in je afspraak of op je factuur.
| Situatie | Wettelijke regel | In de praktijk |
|---|---|---|
| Bedrijf aan bedrijf, niets afgesproken | 30 dagen na ontvangst factuur | 14 – 30 dagen |
| Bedrijf aan bedrijf, wel afgesproken | Maximaal 60 dagen; langer alleen als niet grof onbillijk | 30 dagen |
| Groot bedrijf betaalt mkb of zzp'er | Maximaal 30 dagen (sinds 2021); een langere afspraak is nietig | 30 dagen |
| Overheid betaalt bedrijf | Maximaal 30 dagen | 30 dagen |
| Consument | Geen vaste termijn; de afspraak telt | 7 – 14 dagen |
Een "groot bedrijf" is een onderneming die volgens het jaarrekeningenrecht als groot geldt (onder meer: meer dan 250 werknemers of hoge omzet en balans). Ben je zzp'er en factureer je aan zo'n bedrijf, dan mag de klant je dus nooit langer dan 30 dagen laten wachten, ook al staat er in hun inkoopvoorwaarden 60 of 90 dagen.
Vervaldatum berekenen
Vul de factuurdatum en de afgesproken termijn in. Je ziet direct de vervaldatum, hoeveel dagen de factuur al openstaat en wanneer je een herinnering kunt sturen.
Wanneer gaat de betalingstermijn in?
De wettelijke termijn van 30 dagen begint op de dag dat je klant de factuur ontvangt. Een pdf per e-mail is meestal dezelfde dag binnen; een papieren factuur een of twee dagen later. Spreek je zelf een termijn af, bijvoorbeeld "14 dagen na factuurdatum", dan geldt die afspraak.
Daarom is het verstandig om op elke factuur een concrete vervaldatum te zetten ("uiterlijk 16 oktober 2026"). Dan is er geen discussie over het startpunt, en zien jij en je klant in de boekhouding precies wanneer de factuur vervalt.
Voorbeeldtekst voor de betalingstermijn op je factuur
Gebruik een korte, zakelijke zin onderaan je factuur met termijn, bedrag, IBAN en het nummer waaronder de klant moet betalen. Dat versnelt de betaling en maakt afletteren in je boekhouding makkelijker.
Een relatienummer (of klant- of debiteurnummer) is niet verplicht, maar wel handig als je meerdere facturen aan dezelfde klant stuurt. Een eenvoudig systeem: K-0001, K-0002 enzovoort, op volgorde van je eerste factuur. Meer daarover lees je bij factuurnummering.
Wat betekent "factuur vervallen"?
Een factuur is vervallen als de vervaldatum voorbij is en er nog niet (volledig) is betaald. Het betekent niet dat de factuur ongeldig is; de klant moet nog steeds betalen, en is bij zakelijke klanten vanaf dat moment automatisch in verzuim.
Staat een factuur in je boekhoudpakket (bijvoorbeeld SnelStart) als vervallen terwijl je klant volgens jou nog een ruimere termijn heeft? Controleer dan:
- de standaard betalingstermijn die bij de klantkaart is ingesteld;
- of de termijn rekent vanaf factuurdatum of vanaf verzenddatum;
- of de factuurdatum klopt (een factuur met een oude datum vervalt eerder).
Mag je rente en incassokosten rekenen bij te laat betalen?
Ja. Wat precies mag, hangt af van wie je klant is.
| Zakelijke klant (B2B) | Consument (B2C) | |
|---|---|---|
| In verzuim | Automatisch na de vervaldatum | Na een aanmaning of als een fatale termijn is afgesproken |
| Rente | Wettelijke handelsrente (ECB-rente + 8 procentpunt) | Wettelijke rente (lager) |
| Incassokosten | Minimaal € 40; volgens de staffel of hogere afgesproken (redelijke) kosten | Volgens de staffel van de Wet Incassokosten (min. € 40, max. € 6.775) |
| Eerst aanmanen? | Niet verplicht, wel netjes | Verplicht: 14-dagenbrief met 14 dagen extra betaaltijd |
| Boete / administratiekosten | Alleen als vooraf afgesproken | Niet bovenop de wettelijke incassokosten |
De hoogte van de wettelijke (handels)rente wordt elk halfjaar vastgesteld; de actuele percentages staan op rijksoverheid.nl. Reken het voor jouw factuur direct uit met de incassokosten- en rentecalculator.
Een herinneringsschema dat werkt
Dag van levering
Stuur de factuur dezelfde dag dat het werk is opgeleverd. Hoe langer je wacht met factureren, hoe langer je op je geld wacht.
1 – 3 dagen na de vervaldatum
Vriendelijke betalingsherinnering. Geen verwijt, alleen melden dat de factuur mogelijk over het hoofd is gezien.
14 dagen na de vervaldatum
Tweede herinnering of aanmaning. Kondig rente en incassokosten aan en geef een laatste termijn van 14 dagen. Bij consumenten is dit de verplichte 14-dagenbrief.
Na de laatste termijn
Ingebrekestelling of direct een incassobureau, deurwaarder of de kantonrechter (tot € 25.000). Vaak is een telefoontje vóór deze stap al genoeg.
Betalen in termijnen of met een aanbetaling
Bij grotere opdrachten kun je de betaling opknippen. Dat verlaagt je risico en verbetert je cashflow.
- Aanbetaling: bijvoorbeeld 30 – 50% bij akkoord op de offerte, de rest na oplevering. De aanbetaling factureer je op een gewone factuur, met btw.
- Termijnfacturen: een vast deel per mijlpaal of per maand. Elke termijnfactuur krijgt een eigen factuurnummer en een eigen vervaldatum. Vermeld welke termijn het is ("termijn 2 van 4").
- Betalingsregeling achteraf: kan een klant niet in één keer betalen, leg de afspraak (bedragen, data, wat er gebeurt bij een gemiste termijn) dan schriftelijk vast.
Te laat betalen voorkomen
- Factureer direct. "Vrijdag opgeleverd, vrijdag gefactureerd."
- Wees expliciet. Niet "z.s.m." maar "uiterlijk 16 oktober 2026".
- Maak betalen makkelijk. IBAN, factuurnummer en bedrag duidelijk zichtbaar. Een betaallink of QR-code (iDEAL) versnelt de betaling vaak met dagen.
- Leg de termijn vooraf vast in je offerte en algemene voorwaarden, inclusief wat er gebeurt bij te late betaling.
- Vraag een aanbetaling bij nieuwe klanten of grote projecten.
- Check grote klanten op hun inkoopvoorwaarden. Staat er 60 of 90 dagen in en ben jij mkb of zzp? Dan geldt toch maximaal 30 dagen.
De vervaldatum staat automatisch op je factuur
Vul in de gratis factuurtool de factuurdatum en termijn in; de vervaldatum en betaalinstructie verschijnen direct, in Nederlandse notatie.
Factuur maken →Veelgestelde vragen
Wat is de wettelijke betalingstermijn van een factuur?
Tussen bedrijven geldt een wettelijke betalingstermijn van 30 dagen als er niets is afgesproken (artikel 6:119a BW). Je mag een termijn tot 60 dagen afspreken; langer alleen als dat niet grof onbillijk is voor de leverancier. Grote bedrijven moeten mkb'ers en zzp'ers binnen maximaal 30 dagen betalen, en de overheid betaalt ook binnen 30 dagen. Voor consumenten bestaat geen vaste wettelijke termijn: de afspraak op de factuur telt.
Wat is een normale betaaltermijn voor een factuur?
14 dagen is de meest gebruikte termijn bij zzp'ers en kleine ondernemers. Tussen bedrijven is 30 dagen gebruikelijk. Sommige branches werken met 7 of 8 dagen, bijvoorbeeld bij kleine bedragen of consumentenfacturen.
Wat is de minimale betalingstermijn van een factuur?
Een wettelijke minimumtermijn bestaat niet. Je mag zelfs directe betaling vragen, mits dat vooraf duidelijk is afgesproken, bijvoorbeeld in je offerte of algemene voorwaarden. Een heel korte termijn die de klant niet kende, leidt vaak tot discussie.
Vanaf wanneer loopt de betalingstermijn?
De wettelijke termijn van 30 dagen loopt vanaf de dag dat de klant de factuur ontvangt. Spreek je een termijn af "na factuurdatum", dan geldt die afspraak. Zet daarom altijd een concrete vervaldatum op je factuur.
Wat betekent het als een factuur vervallen is?
Een vervallen factuur is een factuur waarvan de vervaldatum is verstreken zonder dat er (volledig) is betaald. Boekhoudpakketten zoals SnelStart, Moneybird of e-Boekhouden tonen dan de status "vervallen". Klopt die status niet met wat je hebt afgesproken, controleer dan de ingestelde betalingstermijn bij de klant of het factuursjabloon.
Hoe snel mag ik een boete of kosten rekenen bij te laat betalen?
Bij een zakelijke klant is de klant direct na de vervaldatum in verzuim en mag je wettelijke handelsrente rekenen plus minimaal € 40 incassokosten. Bij een consument moet je eerst een aanmaning (14-dagenbrief) sturen met 14 dagen extra betaaltijd; pas daarna mag je incassokosten rekenen. Een contractuele boete of administratiekosten mag alleen als je dat vooraf hebt afgesproken, bijvoorbeeld in je algemene voorwaarden.
Mag ik administratiekosten rekenen als een factuur te laat wordt betaald?
Bij consumenten niet: daar gelden alleen de wettelijke incassokosten volgens de staffel van de Wet Incassokosten. Bij bedrijven alleen als het vooraf is afgesproken; anders heb je recht op de wettelijke incassokosten (minimaal € 40) en wettelijke handelsrente.
Hoeveel dagen geef ik na een onbetaalde herinnering?
Gebruikelijk is een laatste termijn van 14 dagen in de aanmaning of ingebrekestelling. Bij consumenten is die 14 dagen verplicht voordat je incassokosten mag rekenen. Blijft betaling daarna uit, dan kun je een incassobureau, deurwaarder of de kantonrechter inschakelen.
Mag ik vooraf factureren?
Ja. Een factuur vóór de levering, bijvoorbeeld voor een aanbetaling of abonnement, is toegestaan en gebruikelijk. De factuur moet wel aan alle gewone factuureisen voldoen.
Hoe lang kan ik een onbetaalde factuur nog innen?
Een vordering verjaart in de regel na 5 jaar. Bij verkoop van producten aan consumenten is dat 2 jaar. Een schriftelijke aanmaning stuit de verjaring, waardoor een nieuwe termijn begint.
Verdiep je verder
Deze pagina geeft algemene informatie en is geen juridisch advies. Controleer bij twijfel de actuele regels op rijksoverheid.nl of belastingdienst.nl.