Administratie
Creditfactuur maken
Een verstuurde factuur kun je niet zomaar aanpassen of weggooien — de oplossing heet een creditfactuur. Daarmee corrigeer je een eerdere factuur (geheel of deels), zonder gaten te slaan in je nummering of in je btw-aangifte.
- Een creditfactuur is een correctie met negatieve bedragen op een eerder verzonden factuur.
- Hij krijgt een eigen, uniek nummer (in je gewone reeks of een aparte creditreeks) en verwijst naar het nummer van de oorspronkelijke factuur.
- De btw verwerk je in het tijdvak waarin je de creditnota uitreikt, in dezelfde rubriek als de oorspronkelijke factuur.
- Bij volledige correctie maak je daarna eventueel een nieuwe, juiste factuur.
Wanneer gebruik je een creditfactuur?
De situaties waarin een creditfactuur op zijn plaats is:
- Retour of annulering. De klant stuurt de geleverde goederen terug, of het werk gaat niet door.
- Fout op de oorspronkelijke factuur. Verkeerd btw-tarief, verkeerd bedrag, verkeerde tenaamstelling — alles wat een correctie vraagt.
- Korting of compensatie achteraf. Bijvoorbeeld een goodwillkorting na een klacht.
- Dubbele factuur of dubbel nummer. Zie ook factuurnummering.
Een creditfactuur ga je nooit "stiekem" gebruiken om een factuur te verlagen zonder de klant te informeren. Stuur hem altijd actief naar de klant, net als een normale factuur.
Wat staat er op een creditfactuur?
Een creditfactuur is in feite een gewone factuur met negatieve bedragen en een paar extra vermeldingen:
| Veld | Inhoud |
|---|---|
| Titel | "Creditfactuur" of "Creditnota" |
| Nummer | Eigen, uniek nummer uit een doorlopende reeks (bijv. CN-2026-001, of gewoon het volgende factuurnummer) |
| Datum | Datum waarop je de creditfactuur opstelt |
| Verwijzing | "Correctie op factuur F-2026-014 d.d. 03-05-2026" |
| Regels | Identiek aan het te corrigeren deel, maar met negatieve aantallen of bedragen |
| Btw | Negatief, tegen hetzelfde tarief als de oorspronkelijke factuur |
| Totaal | Negatief bedrag |
| Reden | Korte toelichting (retour, prijscorrectie, dubbele factuur) |
Voorbeeld
Je hebt op 3 mei factuur F-2026-014 gestuurd voor € 1.210 inclusief btw. De klant retourneert één onderdeel ter waarde van € 200 exclusief btw. Je creditfactuur ziet er als volgt uit:
| Omschrijving | Aantal | Prijs | btw | Totaal |
|---|---|---|---|---|
| Retour onderdeel A (correctie op F-2026-014) | -1 | € 200,00 | 21% | € -200,00 |
| btw 21% | € -42,00 | |||
| Totaal | € -242,00 | |||
Het bedrag van € 242 betaal je terug aan de klant, of trek je af van een volgende openstaande factuur als de klant daarmee akkoord is.
Krijgt een creditfactuur een eigen nummer?
Ja. Een creditfactuur is fiscaal gezien gewoon een factuur, dus hij krijgt een eigen, uniek nummer. Je hebt twee opties, en beide zijn toegestaan:
| Methode | Voorbeeld | Voordeel |
|---|---|---|
| In dezelfde reeks als je facturen | F-349 (factuur), F-350 (creditnota), F-351 (factuur) | Eén reeks, nooit gaten |
| Aparte creditreeks | F-2026-0349 en CN-2026-001 | Creditnota's direct herkenbaar |
Kies je voor een aparte reeks, dan moet die reeks óók doorlopend zijn. Wat nooit mag: het oorspronkelijke factuurnummer hergebruiken, of de creditnota hetzelfde nummer geven met een "a" erachter zonder dat dat systeem consequent is. Vermeld altijd het nummer en de datum van de factuur die je corrigeert. Meer over reeksen lees je bij factuurnummering.
Factuur al betaald? Terugbetalen of verrekenen
Ook als de klant de oorspronkelijke factuur al heeft betaald, corrigeer je met een creditfactuur. Daarna zijn er twee routes:
- Terugbetalen. Je maakt het creditbedrag over naar de rekening van de klant. Vermeld op de creditfactuur: "Het bedrag van € 242,00 wordt binnen 14 dagen teruggestort."
- Verrekenen. Je trekt het bedrag af van een volgende of openstaande factuur. Doe dat alleen in overleg en noem op beide documenten de nummers, zodat de klant het in zijn boekhouding kan volgen.
Was het oorspronkelijke factuurnummer fout (bijvoorbeeld dubbel gebruikt)? Crediteer dan de foute factuur volledig en stuur een nieuwe factuur met een correct nummer. De klant betaalt per saldo niets extra.
Btw en boekhouding
Je verwerkt de creditfactuur in de btw-aangifte van het tijdvak waarin je hem uitreikt — niet van de oorspronkelijke factuur. Je hoeft dus geen suppletie te doen voor het eerdere tijdvak. De af te dragen btw wordt in dat latere tijdvak verlaagd. Boekhoudkundig verlaagt de creditfactuur je omzet en je debiteurensaldo.
Welke rubriek? Er is geen aparte categorie voor creditnota's in de btw-aangifte (ook niet in boekhoudpakketten of via Mijn Belastingdienst Zakelijk). Je boekt de creditnota negatief in dezelfde rubriek als de oorspronkelijke factuur: bijvoorbeeld rubriek 1a (21%) of 1b (9%), of rubriek 3b bij een intracommunautaire levering. In je boekhoudsoftware kies je dus dezelfde btw-code als bij de originele verkoop.
Voor je klant geldt het omgekeerde: die moet de eerder afgetrokken voorbelasting met de btw van de creditnota verminderen.
Creditfactuur confronteren met de originele factuur
In boekhoudprogramma's heet het koppelen (afletteren) van een creditnota aan de oorspronkelijke factuur vaak "confronteren" of "matchen". Zo staat de originele factuur niet meer open als debiteur: factuur (+ € 1.210) en creditnota (− € 242) worden samen afgeletterd, en alleen het restant van € 968 blijft openstaan of wordt verrekend met de ontvangen betaling.
In de praktijk
- Houd creditnummering apart of binnen je factuurreeks. Een prefix als CR- maakt het direct herkenbaar.
- Stuur een korte toelichting mee. "Hierbij de creditfactuur voor het op X geretourneerde onderdeel" voorkomt verwarring.
- Bewaar de creditfactuur en oorspronkelijke factuur samen. Zo is bij controle direct de hele transactie te volgen.
- Maak na een volledige correctie eventueel een nieuwe factuur. Dat is schoner dan eindeloos kleine creditregels per situatie.
Gebruik je gewone factuurtool — met negatieve regels
Open de factuur, kies "Dupliceer", zet de regels op een negatief aantal en verwijs in de omschrijving naar het origineel.
Factuur maken →Veelgestelde vragen
Wat is een creditfactuur?
Een creditfactuur (creditnota) is een document waarmee je een eerder verstuurde factuur geheel of gedeeltelijk corrigeert. De bedragen staan negatief; de creditfactuur verlaagt zowel jouw omzet als de verschuldigde btw.
Krijgt een creditfactuur een eigen nummer?
Ja. Een creditfactuur krijgt altijd een eigen, uniek nummer. Dat mag het volgende nummer uit je gewone doorlopende factuurreeks zijn, of een nummer uit een aparte doorlopende reeks zoals CN-2026-001. Daarnaast vermeld je het nummer van de oorspronkelijke factuur.
Mogen creditnota's dezelfde nummering volgen als facturen?
Ja. Je mag creditnota's gewoon in dezelfde reeks nummeren als je facturen (bijvoorbeeld factuur 349, creditnota 350, factuur 351). Een aparte reeks met eigen prefix mag ook. Belangrijk is dat elk nummer uniek is en dat er geen gaten in de reeks ontstaan.
Moet ik de oorspronkelijke factuur intrekken?
Nee. De oorspronkelijke factuur blijft bestaan en in je administratie. De creditfactuur verwijst er expliciet naar en corrigeert het bedrag. Bij volledige correctie kun je daarna eventueel een nieuwe, juiste factuur sturen.
De factuur is al betaald, wat nu?
Maak gewoon een creditfactuur. Het gecrediteerde bedrag betaal je terug aan de klant, of je verrekent het met een volgende factuur als de klant daarmee akkoord is. Vermeld op de creditfactuur hoe je het bedrag afhandelt.
Hoe verwerk ik btw bij een creditfactuur?
Je verwerkt de creditfactuur in de btw-aangifte van het tijdvak waarin je hem uitreikt. Je vermindert de omzet en btw in dezelfde rubriek als de oorspronkelijke factuur (bijvoorbeeld rubriek 1a bij 21%). Er is geen aparte rubriek of categorie voor creditnota's.