Basis
Factuursjabloon — anatomie van een nette factuur
Hieronder zie je hoe een professionele Nederlandse factuur eruitziet. Geen ingewikkelde lay-out, wel alle verplichte velden, een logische hiërarchie en een duidelijke prijsopbouw. Gebruik dit als ijkpunt voor je eigen sjabloon.
- Boven aan: titel "Factuur", factuurnummer, factuurdatum en vervaldatum.
- In het hoofd: afzender (jij) links of rechts, klantgegevens daartegenover.
- In het midden: regels met omschrijving, aantal, prijs, btw-tarief en totaal per regel.
- Onderaan: subtotaal, btw per tarief, totaal, en betaalinstructies (IBAN, termijn).
Voorbeeld factuur
Een typische zzp-factuur — alles erop, niets overbodig. De gegevens rechtsboven vallen direct op (nummer, datum), de prijsopbouw is regel-voor-regel te volgen en het totaalbedrag staat geïsoleerd onderaan.
t.a.v. M. de Witte
Hoofdstraat 88
1011 AB Amsterdam
Nederland
| Omschrijving | Aantal | Prijs | btw | Totaal |
|---|---|---|---|---|
| Ontwerp huisstijl (logo + kleurpalet) | 1 | € 1.250,00 | 21% | € 1.250,00 |
| Webpagina opmaak (vier schermen) | 1 | € 480,00 | 21% | € 480,00 |
| Advies en begeleiding | 6 | € 95,00 | 21% | € 570,00 |
De bouwstenen, in volgorde
1. Titel en status
Het woord Factuur (of Creditfactuur) bovenaan, in een opvallend formaat. Niet "Rekening" of "Aanslag" — de term moet eenduidig zijn. Een statusveld als "Concept" / "Verstuurd" / "Betaald" helpt jou intern; voor je klant volstaat "Factuur".
2. Verplichte meta-gegevens
Rechtsboven (of in een aparte balk): factuurnummer, factuurdatum, vervaldatum en eventueel referentie/project. Dit blok hoort het eerste te zijn dat opvalt — een klant moet binnen drie seconden weten over welke factuur het gaat.
3. Afzender en ontvanger
Naast elkaar, gescheiden. De afzender bevat: bedrijfsnaam, adres, e-mail, KvK-nummer en btw-id. De ontvanger: officiële bedrijfsnaam, eventueel "t.a.v.", adres en eventueel btw-id (voor verlegging).
4. Regels
Een tabel met vijf kolommen: omschrijving, aantal, prijs per eenheid, btw-tarief, regeltotaal. Geen overbodige kolommen, geen gebroken regels. Wanneer er verschillende btw-tarieven door elkaar lopen: splits ze in aparte regels.
5. Totalenblok
Rechtsonder, rechts uitgelijnd: subtotaal, btw per tarief uitgesplitst, en het grand total. Het grand total mag visueel opvallen — een dikkere rand, een accentkleur. Bij verschillende tarieven krijg je dus meerdere regels btw (bijv. "btw 21% € 483", "btw 9% € 27").
6. Toelichting en betaalinstructie
Eronder: betaalvoorwaarden (termijn, referentie) en eventueel een opmerking ("Hartelijk dank voor je vertrouwen"). Houd het kort.
7. Voet
Aan de onderkant: IBAN-nummer, eventueel je bedrijfsadres als herhaling. Een tweede kans om de klant te helpen direct over te boeken.
Adres rechtsboven of links?
Er is geen wettelijke regel voor de plek van de adressen — als ze er maar allebei op staan. In de praktijk zie je twee indelingen:
- Indeling A — eigen gegevens rechtsboven, klant links. De klassieke Nederlandse briefindeling. Het klantadres staat links, zodat het precies in het venster van een vensterenvelop valt. Je logo en eigen gegevens (adres, KvK-nummer, btw-id) staan rechtsboven. Handig als je facturen ook per post verstuurt.
- Indeling B — naast elkaar. "Van" en "Aan" in twee kolommen, zoals in het voorbeeld hierboven. Overzichtelijk voor pdf-facturen per e-mail.
Kies één indeling en gebruik die consequent. Een klant die jouw facturen herkent, verwerkt ze sneller.
Voorbeeld factuur als tabel
Wil je zelf een factuur opmaken in Word, Excel of Google Sheets? Dit is dezelfde voorbeeldfactuur in een eenvoudige tabelstructuur die je kunt overnemen:
| Factuurnummer | F-2026-014 |
| Factuurdatum | 14-05-2026 |
| Vervaldatum | 28-05-2026 |
| Van | Studio Maan, Oudegracht 142, 3511 AZ Utrecht · KvK 87654321 · btw NL001234567B01 |
| Aan | Bakkerij De Witte Korst, Hoofdstraat 88, 1011 AB Amsterdam |
| Omschrijving | Aantal | Prijs | btw | Totaal |
|---|---|---|---|---|
| Ontwerp huisstijl | 1 | € 1.250,00 | 21% | € 1.250,00 |
| Webpagina opmaak | 1 | € 480,00 | 21% | € 480,00 |
| Advies en begeleiding (uur) | 6 | € 95,00 | 21% | € 570,00 |
| Subtotaal | € 2.300,00 | |||
| btw 21% | € 483,00 | |||
| Totaal te betalen | € 2.783,00 | |||
Onder de tabel: "Gelieve het totaalbedrag binnen 14 dagen over te maken op NL00 BANK 0000 0000 00 t.n.v. Studio Maan, onder vermelding van het factuurnummer." In Excel zet je in de kolom Totaal de formule =Aantal*Prijs, en voor de btw =Subtotaal*0,21. Hoe je btw precies berekent lees je bij btw berekenen; welke termijn je kiest bij betalingstermijn.
Lay-out tips
- Eén lettertype. Een schreefloos lettertype is meestal het rustigst. Twee lettertypen mag, drie is te veel.
- Witruimte. Een propvol blad lijkt slordig. Marges van minimaal 14 mm en lucht tussen blokken maken een factuur prettig leesbaar.
- Bedragen rechts uitlijnen. Verticaal scannen wordt zo eindeloos makkelijker.
- Monospace lettertype voor cijfers (optioneel). Cijfers krijgen dan gelijke breedte; het oog leest snel.
- Eén opvallend accent. Een gekleurde rand om het totaalbedrag of een streep boven de naam — minder is meer.
Gebruik dit sjabloon direct in je browser
In de factuurtool zet je deze opbouw met je eigen gegevens neer in een paar minuten — alle verplichte velden zitten erin.
Factuur maken →Veelgestelde vragen
Mag ik gewoon een Word- of Excel-sjabloon gebruiken?
Ja, mits alle verplichte velden erop staan en je een doorlopende nummering aanhoudt. Veel ondernemers gebruiken een eigen Word- of Excel-template; nadeel is dat je btw en totalen handmatig bijhoudt en fouten makkelijker insluipen.
Waar zet ik mijn adres en dat van de klant?
Dat is vrij. Gebruikelijk is je eigen gegevens rechtsboven (met logo) en het adres van de klant links, op de hoogte van het venster van een vensterenvelop. Bij een digitale factuur kun je ook afzender en ontvanger naast elkaar zetten.
Hoe ziet een factuur in tabelvorm eruit?
De kern van een factuur is een tabel met vijf kolommen: omschrijving, aantal, prijs per eenheid, btw-tarief en regeltotaal. Daaronder staan subtotaal, btw per tarief en het totaalbedrag.
Moet er een logo op de factuur?
Nee, een logo is niet verplicht. Het zorgt wel voor herkenning en professionaliteit. Belangrijker is dat je naam, adres, KvK-nummer en btw-id duidelijk zichtbaar zijn.
Welke lettergrootte gebruik ik?
Houd het leesbaar — 10 tot 11 punt voor regels, 8 tot 9 punt voor voetregels. Belangrijker dan de grootte is de informatiehiërarchie: factuurnummer, totaalbedrag en vervaldatum mogen meteen opvallen.
Moet ik een ondertekening plaatsen?
Een handtekening is niet verplicht. In de praktijk wordt op een digitale factuur geen handtekening geplaatst; uitreiking per e-mail vanaf je bedrijfsadres geldt als voldoende.