Factuur eisen: wat moet er verplicht op een factuur?

De verplichte factuureisen op een rij

Volgens de Belastingdienst (artikel 35a Wet OB) en het Handelsregisterbesluit moet een Nederlandse factuur de volgende gegevens bevatten. Gebruik de lijst als checklist voordat je een factuur verstuurt.

Vereenvoudigde factuur tot € 100

Voor facturen tot € 100 inclusief btw mag je een vereenvoudigde factuur uitreiken. Handig voor kleine bedragen, zoals een losse reparatie of een kleine levering aan een zakelijke klant. Op een vereenvoudigde factuur staan minimaal:

• de factuurdatum;
• jouw naam of handelsnaam (zodat de leverancier te identificeren is);
• een omschrijving van de geleverde goederen of diensten;
• het btw-bedrag, of de gegevens waarmee het te berekenen is (zoals het bedrag inclusief btw en het tarief).

Je mag dus onder meer het factuurnummer, de naam en het adres van de afnemer en de specificatie per eenheid weglaten. Een vereenvoudigde factuur is niet toegestaan bij intracommunautaire leveringen, afstandsverkopen en als de btw naar de afnemer is verlegd. Ook een creditfactuur mag je vereenvoudigd opstellen.

Let op: je klant heeft voor de aftrek van voorbelasting een factuur nodig waarop hij te identificeren is. Veel zakelijke klanten vragen daarom ook bij kleine bedragen om een volledige factuur met hun naam en adres.

Wanneer moet je de factuur uitreiken?

De factuur moet uiterlijk de vijftiende dag van de maand volgend op de maand waarin je hebt geleverd, bij je klant zijn. Lever je op 3 maart, dan heb je dus tot 15 april. Voor abonnementen of doorlopende diensten geldt deze termijn per afgeronde periode. Hoe sneller je factureert, hoe sneller je betaald wordt — lees ook onze uitleg over de betalingstermijn.

Factuur voor een aanbetaling of voorschot

Vraag je een aanbetaling of voorschot aan een zakelijke klant, bijvoorbeeld als aannemer bij de start van een verbouwing, dan reik je daarvoor een factuur uit. De btw is verschuldigd op het moment dat je de betaling ontvangt, ook al heb je nog niets geleverd.

• De voorschotfactuur bevat alle gewone verplichte gegevens, met als datum de datum van de (verwachte) vooruitbetaling.
• Omschrijf duidelijk waarvoor het voorschot is, bijvoorbeeld "Aanbetaling 30% verbouwing keuken conform offerte O-2026-012".
• Op de eindfactuur vermeld je de totale opdracht en trek je de aanbetaling, inclusief de daarover berekende btw, weer af. Zo betaal je niet dubbel btw af.

Werk je met meerdere termijnen, dan krijgt elke termijnfactuur een eigen opvolgend nummer uit je gewone reeks. Meer daarover lees je bij factuurnummering.

Bijzondere vermeldingen

Een aantal situaties vraagt om extra tekst op de factuur:

Factuur onder de KOR

Doe je mee aan de kleineondernemersregeling, dan reken je geen btw en ben je in Nederland vrijgesteld van de factuurplicht. Veel zakelijke klanten willen toch een factuur voor hun administratie. Die mag je gewoon sturen, met deze aandachtspunten:

• Vermeld geen btw-tarief en geen btw-bedrag. Doe je dat wel, dan ben je die btw alsnog verschuldigd.
• Zet er een duidelijke tekst op, zoals "Vrijgesteld van btw op grond van de kleineondernemersregeling (KOR)".
• Factuurnummer, datum, je gegevens en die van de klant en een omschrijving horen er gewoon op — dat maakt de factuur controleerbaar.

Meer over de KOR en het btw-id voor zzp'ers lees je in factureren als zzp'er.

Verkoop van een auto of gebruikte goederen

Verkoop je als ondernemer een auto waarop je bij aankoop btw hebt afgetrokken, dan stuur je een gewone factuur met 21% btw. Handel je in gebruikte auto's en pas je de margeregeling toe, dan betaal je alleen btw over je winstmarge. Op die factuur zet je geen btw-bedrag, maar wel de vermelding "bijzondere regeling — gebruikte goederen". Je koper kan die btw dan ook niet aftrekken.

E-factuur en pdf: wat zijn de regels?

Een factuur als pdf per e-mail is in Nederland een volwaardige factuur, mits je klant digitale facturen accepteert (in de praktijk vrijwel altijd). De eisen zijn dezelfde als voor papier: alle verplichte gegevens staan erop, en de echtheid van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid zijn gewaarborgd tot het einde van de bewaartermijn. Een gestructureerde e-factuur (bijvoorbeeld UBL via Peppol) is verplicht als je factureert aan de Rijksoverheid. Binnen de EU wordt e-facturering voor grensoverschrijdende B2B-transacties de komende jaren stap voor stap verplicht (EU-pakket ViDA, naar verwachting vanaf 2030).

Bewaarplicht: hoe lang bewaar je facturen?

Verkoop- en inkoopfacturen bewaar je 7 jaar. Voor facturen en gegevens over onroerende zaken (zoals een bedrijfspand) geldt 10 jaar. Bewaar ze in de vorm waarin je ze hebt ontvangen of verstuurd: een digitale factuur bewaar je digitaal. Een papieren factuur mag je scannen en digitaal bewaren, als de scan volledig en leesbaar is.

Tips voor de praktijk

• Maak één duidelijke sjabloon en hergebruik die voor alle facturen — zo vergeet je nooit een veld.
• Houd je factuurnummers strikt opeenvolgend. Ontbrekende nummers vragen om uitleg bij een controle.
• Splits regels met verschillende btw-tarieven. Een totaalbedrag met "21% en 9%" door elkaar voldoet niet.
• Vermeld een duidelijke betaalreferentie, bij voorkeur het factuurnummer, en een concrete vervaldatum.
• Klopt er achteraf iets niet? Pas de oude factuur niet aan, maar stuur een creditfactuur.
• Betaalt een klant niet op tijd, stuur dan een betalingsherinnering met verwijzing naar het factuurnummer.

Geen zin om dit zelf bij elke factuur na te lopen? /factuur-maken bevat alle vereiste velden standaard en berekent de btw automatisch per regel.