Factuurnummering — doorlopend en zonder gaten

Waarom doorlopend nummeren?

De Belastingdienst eist dat factuurnummers uniek en doorlopend zijn, zodat een controleur kan vaststellen dat je administratie volledig is. Een gat in de reeks roept vragen op: ontbreekt er een factuur, is er omzet verzwegen, of is er iets misgegaan? Een complete reeks is je verdediging.

Daarnaast helpt het jou. Een gestructureerd nummer is direct herkenbaar in bankafschriften, e-mails en boekhoudpakketten. Een nette factuurnummer maakt zoeken een fluitje van een cent.

Welk formaat is verstandig?

De wet schrijft geen format voor, alleen uniciteit en doorlopendheid. In de praktijk werken deze formaten goed:

Formaat	Voorbeeld	Voordeel
Doorlopend zonder jaartal	0001, 0002, 0003	Maximale eenvoud. Werkt prima voor kleine volumes.
Jaartal + volgnummer	2026-001, 2026-002	Direct zichtbaar uit welk jaar, sorteert goed.
Met prefix per type	F-2026-001, O-2026-001	Onderscheid tussen facturen, offertes, creditnota's.
Met klantcode	2026-ACME-007	Snel terugvinden per klant, maar voor sommigen onoverzichtelijk.

In de factuurtool gebruikt de tool standaard F-2026-0001 voor facturen en O-2026-0001 voor offertes — die kun je natuurlijk overschrijven.

Elk jaar opnieuw beginnen?

Dat hoeft niet. Veel ondernemers starten op 1 januari met volgnummer 001 binnen het nieuwe jaartal, maar je mag ook doortellen vanaf vorig jaar. Belangrijk is dat elk nummer uniek blijft: start je opnieuw bij 001, zet er dan het jaartal bij. Anders heb je twee facturen met nummer 001.

Methode	31 december	2 januari
Opnieuw beginnen met jaartal	2026-087	2027-001
Gewoon doortellen	0412	0413
Fout: opnieuw zonder jaartal	087	001 (bestaat al!)

Wat als er iets misgaat?

De drie meest voorkomende gevallen en hoe je ze oplost:

1. Per ongeluk een dubbel nummer uitgegeven. Stuur direct een creditfactuur voor het duplicaat, en stuur een nieuwe factuur met een uniek nummer.
2. Een nummer overgeslagen. Documenteer kort waarom dat nummer ontbreekt (bv. "factuur 2026-014 — geannuleerd voor verzending") en bewaar die notitie in je administratie. Zo kan een controleur het gat verklaren.
3. Een factuur nooit verstuurd, maar wel een nummer toegekend. Behandel hem als concept, of geef hem alsnog een definitief nummer en stuur hem. Niet zomaar weggooien.

Eén reeks of meerdere?

Je mag binnen je administratie meerdere reeksen gebruiken — bijvoorbeeld een aparte reeks voor verkoopfacturen, creditfacturen en offertes — zolang elke reeks intern doorlopend is en de Belastingdienst de logica kan volgen. Houd het wel simpel: één of twee reeksen is voor de meeste zzp'ers ruim voldoende.

Typische redenen voor meerdere reeksen: een aparte reeks per vestiging of webshop, een reeks voor creditnota's (CN-), of een reeks per handelsnaam binnen dezelfde onderneming. Mogen creditnota's gewoon in de factuurreeks meelopen? Ja, dat mag ook — zie creditfactuur.

Relatienummer of klantnummer bedenken

Naast het factuurnummer zie je op veel facturen een relatienummer (ook: klantnummer of debiteurnummer). Dat is niet wettelijk verplicht, maar wel handig: je klant kan bij betaling naar zowel factuurnummer als relatienummer verwijzen, en jij ziet in één oogopslag bij wie een betaling hoort.

Zo bedenk je als zzp'er een praktisch relatienummer:

• Simpel volgnummer: K001, K002, K003 — in de volgorde waarin klanten erbij komen.
• Met startjaar: 2026-01, 2026-02 — je ziet meteen hoe lang iemand al klant is.
• Korte naamcode: ACME01, BAKK01 — herkenbaar, maar lastiger bij veel klanten met dezelfde naam.

Houd één nummer per klant aan, voor altijd. Een betaalregel op je factuur kan dan luiden: "Gelieve binnen 14 dagen te betalen op NL00 BANK 0123 4567 89 onder vermelding van factuurnummer F-2026-0042 en relatienummer K007." Welke termijn je hanteert lees je bij betalingstermijn.