Factureren als zzp'er

De basisgegevens op je zzp-factuur

Een zzp-factuur volgt dezelfde regels als die van een groter bedrijf. De volledige lijst vind je op /factuur-eisen. In de kern moet je het volgende vermelden:

• Jouw naam, handelsnaam en vestigingsadres. Eenmanszaak? Je eigen naam volstaat naast je handelsnaam.
• KvK-nummer en btw-id (NL...B01). Het BSN mag niet meer als btw-nummer gebruikt worden.
• Klantgegevens. Bij B2B-klanten ook hun officiële bedrijfsnaam; in het buitenland ook hun btw-id voor verlegging.
• Factuurnummer en factuurdatum.
• Omschrijving, aantal en tarief per regel, met btw-percentage.
• Subtotaal, btw per tarief en totaalbedrag.
• IBAN en betaaltermijn, met het factuurnummer als referentie.

De kleineondernemersregeling (KOR)

De KOR is een btw-vrijstelling voor ondernemers met een omzet tot € 20.000 per kalenderjaar. Doe je mee, dan breng je geen btw in rekening, maar je mag de btw op je eigen inkopen ook niet aftrekken. Je hoeft geen periodieke btw-aangifte te doen.

Of de KOR voordelig is, hangt af van je situatie:

• Lage kosten en particuliere klanten? Dan is de KOR vaak gunstig — je prijzen worden 21% lager voor consumenten of je marge wordt hoger.
• Veel zakelijke klanten of veel investeringen? Vaak ongunstig — je B2B-klanten hebben geen voordeel bij jouw vrijstelling en jij verliest btw-aftrek op je inkoop.

Je meldt je aan via een formulier bij de Belastingdienst. Aanmelden geldt voor minimaal drie jaar; bij overschrijding van € 20.000 vervalt de regeling en moet je dezelfde dag weer btw rekenen.

Op je factuur vermeld je dan letterlijk dat je btw-vrij factureert op grond van de KOR, en je laat het btw-bedrag weg.

Uurtarief, vaste prijs of strippenkaart

Een paar overwegingen bij hoe je je werk in rekening brengt:

Model	Voordeel	Aandachtspunt
Uurtarief	Eerlijke vergoeding voor daadwerkelijk gewerkte tijd.	Klant betaalt voor uitloop — moeilijk te plannen.
Vaste projectprijs	Duidelijkheid voor klant, prikkel om efficiënt te werken.	Onderschatting komt voor jouw rekening.
Strippenkaart / urenbundel	Voorspelbare maandomzet, klant ziet zijn buffer.	Houd het urenverbruik strak bij; communiceer bij bijna leeg.
Retainer / abonnement	Stabiele cashflow, sterke klantrelatie.	Beperk scope expliciet om "altijd beschikbaar" te voorkomen.

Veelgemaakte fouten als zzp'er

• Btw vergeten apart te zetten. Je btw is geen omzet — reserveer hem op een aparte rekening tot aangifte.
• Onduidelijke omschrijving. "Werkzaamheden mei" is voor de Belastingdienst en je klant te vaag. Splits op project, dag of activiteit.
• Geen schriftelijke afspraak vooraf. Een korte offerte voorkomt discussie achteraf — /offerte-maken geeft je een sjabloon.
• Te lange betaaltermijn aanhouden. Veertien dagen is gangbaar; dertig dagen vraagt om een proactieve herinneringsstroom.
• Geen back-up van je administratie. Cloud, externe schijf of beide. De bewaarplicht is zeven jaar.

Sturen, opvolgen en boekhouding

Een factuur is niet klaar als je hem hebt opgesteld — hij is klaar als hij betaald is. Een ritme dat in de praktijk werkt:

1. Stuur de factuur dezelfde dag dat het werk wordt opgeleverd, of direct na maandafsluiting voor terugkerend werk.
2. Stuur een vriendelijke herinnering 3 dagen na de vervaldatum.
3. Volg op met een tweede, formelere brief 14 dagen later, eventueel met aanmaning.
4. Boek je facturen wekelijks in plaats van per kwartaal. Voorkomt foutjes en zoekwerk.