Wetgeving
Factuureisen — wat moet er verplicht op?
De Belastingdienst stelt concrete eisen aan de inhoud van een factuur. Ontbreekt er iets, dan loop je het risico dat je btw later wordt nagevorderd of dat je klant de voorbelasting niet kan aftrekken. Deze checklist loopt alle verplichte velden langs.
- Een correcte factuur bevat dertien verplichte gegevens, vastgelegd in de Wet op de omzetbelasting.
- Voor bedragen tot € 100 inclusief btw mag je een vereenvoudigde factuur opstellen.
- Voor btw verlegd of vrijgesteld geldt een specifieke verplichte vermelding.
- De factuur moet uiterlijk de 15e dag van de maand volgend op de levering uitgereikt zijn.
De verplichte factuureisen op een rij
Volgens de Belastingdienst moet een Nederlandse factuur de volgende gegevens bevatten:
- 1. FactuurdatumDe dag waarop je de factuur opstelt. Niet per se gelijk aan de prestatiedatum.
- 2. Uniek, opeenvolgend factuurnummerEén doorlopende reeks, zonder gaten, eventueel per administratie of jaar.
- 3. Jouw naam en adresDe volledige bedrijfsnaam en het vestigingsadres van de leverancier.
- 4. Naam en adres van je klantDe afnemer met volledige adresgegevens. Bij bedrijven: de officiële bedrijfsnaam.
- 5. Jouw btw-identificatienummerHet door de Belastingdienst toegekende btw-id (NL...B01). Voor eenmanszaken is dat niet meer hetzelfde als je BSN.
- 6. KvK-nummerWettelijk verplicht op zakelijke documenten voor ondernemingen die zijn ingeschreven bij de Kamer van Koophandel.
- 7. Datum levering of dienstDe datum waarop de prestatie is geleverd, of de afronding ervan. Mag samenvallen met de factuurdatum.
- 8. Heldere omschrijvingWat is geleverd: aantal, soort goederen of aard van de dienst — voldoende specifiek om de transactie te identificeren.
- 9. Aantal en eenheidBijvoorbeeld 12 uur, 3 stuks, 1 project. Noodzakelijk voor controleerbaarheid.
- 10. Prijs per eenheid exclusief btwDe stuks- of uurtarief vóór btw. Eventuele kortingen apart vermelden.
- 11. Toegepast btw-tarief21%, 9% of 0%. Bij meerdere tarieven per regel splitsen.
- 12. Btw-bedragHet totaal aan btw in euro's, per tarief uitgesplitst, plus het subtotaal exclusief btw en het totaal inclusief btw.
- 13. Bij btw verlegd of vrijgesteld: vermeldingSchrijf letterlijk "btw verlegd" of "vrijgesteld van btw — artikel 11 Wet OB" op de factuur.
Vereenvoudigde factuur bij kleine bedragen
Voor facturen tot € 100 inclusief btw mag je een vereenvoudigde versie sturen. Daarop moeten in elk geval staan: factuurdatum, jouw bedrijfsnaam en adres, een omschrijving van de geleverde goederen of diensten, en het te betalen btw-bedrag of de gegevens waarmee dat berekend kan worden. Een vereenvoudigde factuur is niet toegestaan bij intracommunautaire transacties of bij toepassing van een btw-verleggingsregeling.
Wanneer moet je de factuur uitreiken?
De factuur moet uiterlijk de vijftiende dag van de maand volgend op de maand waarin je hebt geleverd, bij je klant zijn. Voor abonnementen of doorlopende diensten geldt deze termijn per afgeronde periode. Een factuur vóór de levering uitreiken — zoals bij een aanbetaling — mag, mits dezelfde verplichte gegevens erop staan.
Bijzondere vermeldingen
Een aantal situaties vraagt om extra tekst op de factuur:
| Situatie | Wat zet je erop? |
|---|---|
| Btw verlegd binnen Nederland | "Btw verlegd" |
| Btw verlegd binnen de EU (B2B) | "Btw verlegd" + btw-id van de klant |
| Vrijgestelde prestatie | "Vrijgesteld van btw" met verwijzing naar het juiste artikel uit de Wet OB |
| Kleineondernemersregeling (KOR) | Geen btw vermelden + zinsnede zoals "factuur zonder btw op grond van de KOR" |
| Margeregeling | Vermelding "bijzondere regeling — gebruikte goederen" (of kunst/antiek) |
| Zelf factureren (self-billing) | "Factuur uitgereikt door afnemer" of "self-billing" |
Tips voor de praktijk
- Maak één duidelijke sjabloon en hergebruik die voor alle facturen — zo vergeet je nooit een veld.
- Houd je factuurnummers strikt opeenvolgend. Ontbrekende nummers vragen om uitleg bij een controle.
- Splits regels met verschillende btw-tarieven. Een totaalbedrag met "21% en 9%" door elkaar voldoet niet.
- Vermeld een duidelijke betaalreferentie, bij voorkeur het factuurnummer.
Geen zin om dit zelf bij elke factuur na te lopen? /factuur-maken bevat alle vereiste velden standaard en berekent de btw automatisch per regel.
Genereer een factuur die voldoet aan álle eisen
Onze tool bevat de dertien verplichte velden en de juiste vermeldingen voor btw verlegd of de KOR.
Factuur maken →Veelgestelde vragen
Is een KvK-nummer verplicht op een factuur?
De Belastingdienst eist het btw-identificatienummer. Het KvK-nummer is geen formele btw-eis, maar voor ondernemingen die bij de KvK zijn ingeschreven geldt dat zakelijke documenten — waaronder facturen — wel het inschrijvingsnummer moeten vermelden. In de praktijk staat het dus altijd op de factuur.
Mag ik mijn BSN op de factuur zetten?
Nee. Sinds 2020 mag het btw-identificatienummer van eenmanszaken niet meer het BSN bevatten. Gebruik het door de Belastingdienst toegekende btw-id, in het formaat NL gevolgd door negen cijfers en B01.
Wat geldt als 'vereenvoudigde factuur'?
Bij facturen tot € 100 inclusief btw mag je een vereenvoudigde factuur opstellen met minder gegevens, mits de levering binnen Nederland blijft en geen btw-vrijstelling of verleggingsregeling van toepassing is.
Moet de factuur in het Nederlands zijn?
Nee, factureren in een vreemde taal mag. Bij een controle kan de Belastingdienst wel om een vertaling vragen.