Basis
Factuursjabloon — anatomie van een nette factuur
Hieronder zie je hoe een professionele Nederlandse factuur eruitziet. Geen ingewikkelde lay-out, wel alle verplichte velden, een logische hiërarchie en een duidelijke prijsopbouw. Gebruik dit als ijkpunt voor je eigen sjabloon.
- Boven aan: titel "Factuur", factuurnummer, factuurdatum en vervaldatum.
- In het hoofd: afzender (jij) links of rechts, klantgegevens daartegenover.
- In het midden: regels met omschrijving, aantal, prijs, btw-tarief en totaal per regel.
- Onderaan: subtotaal, btw per tarief, totaal, en betaalinstructies (IBAN, termijn).
Voorbeeld factuur
Een typische zzp-factuur — alles erop, niets overbodig. De getallen rechtsboven aan vallen direct op (nummer, datum), de prijsopbouw is regel-voor-regel te volgen en het totaalbedrag staat geïsoleerd onderaan.
t.a.v. M. de Witte
Hoofdstraat 88
1011 AB Amsterdam
Nederland
| Omschrijving | Aantal | Prijs | btw | Totaal |
|---|---|---|---|---|
| Ontwerp huisstijl (logo + kleurpalet) | 1 | € 1.250,00 | 21% | € 1.250,00 |
| Webpagina opmaak (vier schermen) | 1 | € 480,00 | 21% | € 480,00 |
| Advies en begeleiding | 6 | € 95,00 | 21% | € 570,00 |
De bouwstenen, in volgorde
1. Titel en status
Het woord Factuur (of Creditfactuur) bovenaan, in een opvallend formaat. Niet "Rekening" of "Aanslag" — de term moet eenduidig zijn. Een statusveld als "Concept" / "Verstuurd" / "Betaald" helpt jou intern; voor je klant volstaat "Factuur".
2. Verplichte meta-gegevens
Rechtsboven (of in een aparte balk): factuurnummer, factuurdatum, vervaldatum en eventueel referentie/project. Deze blok hoort het eerste te zijn dat opvalt — een klant moet binnen drie seconden weten over welke factuur het gaat.
3. Afzender en ontvanger
Naast elkaar, gescheiden. De afzender bevat: bedrijfsnaam, adres, e-mail, KvK-nummer en btw-id. De ontvanger: officiële bedrijfsnaam, eventueel "t.a.v.", adres en eventueel btw-id (voor verlegging).
4. Regels
Een tabel met vijf kolommen: omschrijving, aantal, prijs per eenheid, btw-tarief, regeltotaal. Geen overbodige kolommen, geen gebroken regels. Wanneer er verschillende btw-tarieven door elkaar lopen: splits ze in aparte regels.
5. Totalenblok
Rechtsonder, rechts uitgelijnd: subtotaal, btw per tarief uitgesplitst, en het grand total. Het grand total mag visueel opvallen — een dikkere rand, een accent kleur. Bij verschillende tarieven krijg je dus meerdere regels btw (bijv. "btw 21% € 483", "btw 9% € 27").
6. Toelichting en betaalinstructie
Eronder: betaalvoorwaarden (termijn, referentie) en eventueel een opmerking ("Hartelijk dank voor je vertrouwen"). Houd het kort.
7. Voet
Aan de onderkant: IBAN-nummer, eventueel je bedrijfsadres als herhaling. Een tweede kans om de klant te helpen direct over te boeken.
Lay-out tips
- Eén lettertype. Een schreefloos lettertype is meestal het rustigst. Twee lettertypen mag, drie is teveel.
- Witruimte. Een propvol blad lijkt slordig. Marges van minimaal 14 mm en lucht tussen blokken maken een factuur prettig leesbaar.
- Bedragen rechts uitlijnen. Verticaal scannen wordt zo eindeloos makkelijker.
- Monospace lettertype voor cijfers (optioneel). Cijfers krijgen dan gelijke breedte; het oog leest snel.
- Eén opvallend accent. Een gekleurde rand om het totaalbedrag of een streep boven de naam — minder is meer.
Gebruik dit sjabloon direct in je browser
Op /factuur-maken zet je deze opbouw met je eigen gegevens neer in een paar minuten — alle verplichte velden zitten erin.
Factuur maken →Veelgestelde vragen
Mag ik gewoon een Word- of Excel-sjabloon gebruiken?
Ja, mits alle verplichte velden erop staan en je een doorlopende nummering aanhoudt. Veel ondernemers gebruiken een eigen Word- of Excel-template; nadeel is dat je btw en totalen handmatig bijhoudt en fouten makkelijker insluipen.
Moet er een logo op de factuur?
Nee, een logo is niet verplicht. Het zorgt wel voor herkenning en professionaliteit. Belangrijker is dat je naam, adres, KvK-nummer en btw-id duidelijk zichtbaar zijn.
Welke lettergrootte gebruik ik?
Houd het leesbaar — 10 tot 11 punt voor regels, 8 tot 9 punt voor voetregels. Belangrijker dan de grootte is de informatiehiërarchie: factuurnummer, totaalbedrag en vervaldatum mogen meteen opvallen.
Moet ik een ondertekening plaatsen?
Een handtekening is niet verplicht. In de praktijk wordt op een digitale factuur geen handtekening geplaatst; uitreiking per e-mail vanaf je bedrijfsadres geldt als voldoende.